概要
社内ドキュメントは保管場所やフォーマットなどが決まっていないと、
- 管理がしづらい
- 目的のドキュメントがすぐに探し出せない
- 同じようなマニュアルが増えて、どれを見ればいいのか分かりにくい
などの問題が起こりがちです。
Google サイト で社内ドキュメントを整理すると下記のような利点があります。
- 検索機能で、目的のドキュメントがすぐに探し出せる
- 部署別、プロジェクト別など、ドキュメントの整理がしやすい
- 重要な書類は必要なメンバーだけに見せると言った、閲覧権限も設定できる
Google サイト活用例
■社内ルール
経費処理、勤怠報告など、普段よく使う社内ルールを Google サイトにまとめておきます。 ルールを確認したい時には、ブラウザからすぐにアクセスできるため、非常に便利です。
■部署別ポータルサイト
業務マニュアル、技術資料や便利なノウハウなど、部署毎で共有するドキュメントをまとめた、 部署別のポータルを作成します。 また、マニュアルや資料だけでなく、Google カレンダーのを埋め込み、 部署・部員の予定を表示するなど、部署内の情報が一箇所で確認できるようになります。
■ナレッジ管理
プロジェクト概要、関連ドキュメント、スケジュール、技術資料などをプロジェクト毎にまとめておくことで、 プロジェクト外の人や、途中からプロジェクトに参加した人でも、Google サイトを見るだけでプロジェクトの概要を把握することができます。
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